La direction a rapidement communiqué les avantages d'un tel déménagement aux 450 employés. Un blogue a été créé pour transmettre des informations sur le réaménagement en cours. «Notre équipe de communication a aussi fait des mises à jour sur notre intranet, explique Mme Tsonos. On a parlé de la localisation du transport en commun, des bixis, des centres de santé à proximité...»

Mais surtout, on a concrètement impliqué des employés dans l'aventure. «Trois fois, j'ai présenté le concept et le plan d'aménagement devant des salles pleines! dit Diane Tsonos. Ça a soulagé les gens. Comme les nouveaux postes de travail et les aires communes suscitaient la controverse, on a installé un poste de travail dans nos anciens bureaux. Les gens ont apprécié et ont constaté que c'était beaucoup plus spacieux! On a aussi organisé une visite des futurs lieux.»

Les dirigeants de Norton Rose ont adopté la même approche avant leur déménagement à la Place Ville Marie, il y a deux ans. «On a eu des cubicules pour adjointes en démonstration, car c'était une dépense importante, dit aussi Jean G. Bertrand, associé directeur, bureau de Montréal, de Norton Rose Canada. Les employés ont exprimé leurs préférences. On les a beaucoup fait participer, car on veut qu'ils soient productifs et heureux. Et on veut être une destination.»

Les conséquences d'un déménagement ne doivent pas être prises à la légère, selon l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés. «Dans la majorité des organisations, c'est sous-estimé, note Florent Francoeur, pdg de l'Ordre. La direction se dit: les employés vont forcément être contents qu'on dépense pour aménager un espace neuf, alors qu'ils se sont habitués à leur environnement et aux collègues à proximité. Il faut donc communiquer, aviser les gens longtemps à l'avance et créer des comités d'employés de tous les niveaux pour travailler avec les architectes et les designers.»

Les directions de Norton Rose et de l'agence de pub Cossette Québec ont justement créé de tels comités décisionnels. «Pour trouver quelque chose qui rallie les gens», dit Jean G. Bertrand.

«Pour choisir l'endroit, faire des visites, négocier, choisir les architectes», énumère Louis Duchesne, vice-président de Québec, de Cossette. Des employés de l'agence de pub ont même conçu certains aménagements.

Cossette a aussi trouvé un slogan pour rendre l'aventure de trois ans la plus positive qui soit: Vivre à plein de changement. «On a créé un build-up», souligne Louis Duchesne. Le matin du déménagement, un petit mot, signé de la main de ce dernier, a été déposé sur le bureau de chaque employé: Bienvenus dans le changement!