Reprenez le contrôle de vos courriels

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«Je suggère un minimum de trois boîtes de réception : pour le boulot, pour la correspondance personnelle et pour les infolettres et les autres abonnements», dit Félix Arseneau, président d'Influide.

Marie Lambert-Chan

Collaboration spéciale

La Presse

Votre boîte de courriels déborde-t-elle? Égarez-vous des messages? Le tintement incessant des alertes de réception fait-il grimper votre stress? Si oui, c'est que vous avez besoin d'aide. Voici les 10 commandements du bon gestionnaire de courriels.

Un travailleur reçoit en moyenne 40 courriels par jour. Pour certains, ce nombre peut monter jusqu'à 200. Le traitement des courriels devient ainsi une tâche titanesque qui gruge une bonne partie des heures de travail.

Reprendre le contrôle de votre boîte de réception augmentera votre productivité et diminuera votre stress. Pour mieux y arriver, suivez les 10 commandements du bon gestionnaire de courriels.

1. Désactivez les alertes.

Elles sont une source majeure de distraction. «Quand on reçoit une alerte de courriel, on se sent obligé de le lire et de répondre tout de suite, ce qui nous pousse à laisser tomber nos tâches en cours», remarque Félix Arseneau, président d'Influide, gestion stratégique de l'information.

2. Compartimentez les courriels.

Les méthodes pour y parvenir sont différentes, mais le but reste le même: faire le tri entre les courriels qui requièrent une attention immédiate et ceux qui peuvent être consultés plus tard. «J'utilise des règles de messagerie - qu'on retrouve dans à peu près tous les logiciels - pour faire dévier les courriels en copie conforme, les infolettres et les messages des réseaux sociaux vers des boîtes secondaires», explique René-Louis Comtois, directeur de Formations Qualitemps et auteur du livre Gérez vos courriels avant qu'ils vous gèrent!.

Félix Arseneau suggère de créer des adresses courriel pour chaque type de messages. «Je suggère un minimum de trois boîtes de réception: pour le boulot, pour la correspondance personnelle et pour les infolettres et autres abonnements, dit-il. Quand on est au travail, on peut ainsi se concentrer uniquement sur nos courriels d'affaires.»

3. Consultez vos courriels à des moments précis.

Vérifier votre boîte aux cinq minutes ne sert à rien. Surtout qu'après avoir consulté un courriel, il faut en général un certain temps avant de replonger dans la tâche qui vous occupait. «Regarder ses courriels toutes les heures est suffisant», selon M. Comtois.

4. Videz votre boîte de réception chaque jour.

Laisseriez-vous les missives et les journaux s'empiler dans votre boîte aux lettres? Non? C'est la même chose pour votre boîte de réception. Chaque courriel devrait être traité et s'il ne l'est pas, on le transforme en tâche à faire grâce aux outils de messagerie.

5. Servez-vous du bon vieux téléphone.

Si vous ne pouvez pas répondre au destinataire en moins de deux lignes ou si vous échangez plus de trois réponses sur un même sujet, mieux vaut décrocher le combiné. Votre boîte de réception s'allègera et vous serez plus efficace.

6. N'abusez pas de la copie conforme.

«La copie conforme doit avoir une valeur ajoutée pour le destinataire, déclare René-Louis Comtois. On ne doit pas s'en servir pour se protéger ou pour montrer à nos collègues et notre patron ce qu'on est en train de faire.»

7. Soyez un bon expéditeur de courriel.

Écrivez des messages brefs et soyez précis dans vos demandes en utilisant des verbes invitant à l'action. Vous limiterez ainsi les échanges de messages. Titrez concrètement vos courriels. Cela facilitera la recherche de courriels plus tard.

8. Faites le ménage dans vos abonnements.

«La loi oblige maintenant les expéditeurs à fournir un hyperlien où les personnes peuvent se désabonner, indique Félix Arseneau. Il se retrouve le plus souvent au bas du courriel.»

9. Ne comptez pas sur les applications de gestion de courriels.

Toutes les messageries classiques comme Outlook, Lotus, Thunderbird et Gmail sont déjà munies de fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion des courriels. Le reste est entre vos mains.

10. N'appliquez pas ces conseils au pied de la lettre!

«Le courriel est un outil de communication parmi plusieurs autres et la façon de l'utiliser varie selon l'emploi occupé, les habitudes et les aptitudes technologiques», note M. Arseneau.

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