S'organiser pour maintenir la productivité

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Certaines entreprises tiennent des 5 à 7 pour récompenser leurs employés pendant la période estivale.

Martine Letarte

Collaboration spéciale

La Presse

Des défis, les entrepreneurs et les gestionnaires en rencontrent tous les jours. La Presse vous propose une série d'articles présentant des difficultés et des solutions inspirantes adoptées par des gens sur le terrain. Cette semaine: comment être productif malgré l'effectif réduit?

Au cours des prochaines semaines, en raison des vacances, plusieurs entreprises rouleront avec un effectif réduit tout en continuant à satisfaire les demandes de leurs clients. Voici comment s'y prennent deux entreprises aux réalités très différentes, la Verrerie Walker et l'agence de publicité Bleublancrouge.

Analyser son industrie

Les clients américains de la Verrerie Walker sont actifs tout l'été, alors que les clients québécois sont fermés pendant les vacances de la construction. Pendant ces deux semaines, le fabricant de verre et de miroirs situé à Anjou poursuit donc ses activités, mais à effectif réduit.

Dans le domaine de la publicité, l'été est une période fort occupée. C'est le moment où l'on prépare les importantes campagnes automnales.

«Plusieurs publicités doivent être diffusées dès la rentrée télé. Donc, l'été, ces projets roulent à 100 milles à l'heure! s'exclame Sonya Bacon, vice-présidente, services-conseils chez Bleublancrouge. L'été est un de nos moments forts de l'année, mais nos employés ont besoin de vacances.»

Planifier les vacances

Pour atteindre la productivité souhaitée pendant la période estivale, une bonne planification des vacances de ses employés est cruciale.

En février, l'agence de publicité affiche un calendrier des vacances.

«Nous nous assurons qu'il n'y a jamais plus d'une ressource en vacances par équipe affectée à un compte afin que le projet continue de bien avancer», explique celle qui gère une trentaine d'employés chez Bleublancrouge. L'agence en compte une centaine.

Bleublancrouge s'assure aussi que la portion la plus importante du projet pour l'employé ne s'effectuera pas durant ses semaines de vacances.

«Nous faisons une planification annuelle avec nos clients, donc ça se prévoit bien», affirme Mme Bacon en précisant que l'employeur adopte un horaire d'été et organise des 5 à 7 sur sa terrasse pour récompenser ses employés.

En mars, Sonya Bacon a une bonne idée de qui part quand.

«Je peux donc veiller au remplacement des ressources en allant chercher des pigistes et des stagiaires, dit-elle. Ça demande beaucoup de logistique.»

La Verrerie Walker, un milieu de travail syndiqué, affiche l'horaire de vacances le 1er mars et le retire le 1er avril.

«Les gens indiquent les semaines qu'ils veulent, mais on fait partir le plus de travailleurs possible pendant les vacances de la construction parce que nous voulons fonctionner au maximum de notre capacité le reste du temps», explique Jason Harrison, superviseur de la production à la Verrerie Walker.

Certaines règles ont aussi été mises en place pour l'attribution des semaines de vacances.

«Plusieurs de nos employés ont accumulé quatre semaines, mais on ne permet pas de prendre tout le mois de juillet de vacances, indique Manon Ouimet, conseillère en ressources humaines agréée (CRHA) et directrice des ressources humaines à la Verrerie Walker. Si la personne veut trois ou quatre semaines de suite, il ne faut pas que ce soit durant nos temps forts.»

Pendant les deux semaines de vacances de la construction, l'entreprise a besoin de ses employés les plus polyvalents.

«Ils peuvent faire fonctionner l'usine malgré l'effectif réduit», indique M. Harrison.

Encourager la polyvalence

La Verrerie Walker encourage énormément ses employés à développer la polyvalence.

«Nous essayons de briser la mentalité d'un gars, un job», affirme Manon Ouimet.

L'employeur incite donc ses employés à poser leur candidature à différents postes. Par exemple, un biseauteur peut postuler un poste de coupeur.

«Nous le formerons même si le besoin n'est pas immédiat parce que ce n'est pas en situation d'urgence que nous voulons former des gens, explique Manon Ouimet, qui gère 90 employés. Avec une compétence de plus, l'employé aura, entre autres, plus de flexibilité pour prendre ses vacances.»

S'avancer

Avant la période intensive des vacances, l'employeur a avantage à prendre de l'avance sur le travail à accomplir.

Bleublancrouge, par exemple, s'assure de discuter du plus grand nombre d'aspects possible du projet avec le client avant que celui-ci prenne le large.

La Verrerie Walker réalise un stock de produits standards pour combler une partie des besoins de la clientèle américaine pendant les deux semaines de la construction.

«Pour nos clients québécois, nous leur demandons de nous donner leurs commandes à l'avance pour nous assurer de les compléter avant les vacances», explique Jason Harrison.

Au retour des troupes, c'est l'heure du bilan.

«Après chaque période de vacances, indique Manon Ouimet, nous regardons ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné, et nous nous ajusterons en conséquence l'année suivante.»

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