Être efficace, ou savoir gérer son temps

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Annie Bourque, collaboration spéciale
La Presse

(Montréal) À la fin d'une journée de travail, Louise (nom fictif) quitte le bureau avec une désagréable sensation de culpabilité. Elle n'a pas terminé des tâches planifiées, faute de temps. Les causes sont multiples: appels téléphoniques imprévus, interruption de collègues, réunions qui se sont prolongées indûment. Des spécialistes nous expliquent comment mieux maîtriser ce temps qui nous glisse entre les doigts.

«Aujourd'hui, les gens doivent gérer un flux gigantesque d'informations comparativement à il y a 10 ou 15 ans», explique François Gamonnet, fondateur de l'Institut de gestion du temps, qui donne des formations dans les entreprises au Québec et en France. «Inévitablement, ils se retrouvent avec un volume de travail plus élevé.»

Au quotidien, par exemple, un employé doit répondre à plus de 50 courriels par jour. Dans plusieurs cas, ce nombre est grandement supérieur. Au bout d'un an, cela représente plus de 12 000 courriels lus et traités.

«L'afflux de courriels représente le principal problème de gestion de temps des employés», évalue René-Louis Comtois, auteur de Gérer vos courriels avant qu'ils vous gèrent.

Le spécialiste recommande d'éviter de répondre systématiquement aux nouveaux courriels qui entrent. «Cela entraîne une perte considérable de temps. C'est comme si quelqu'un venait vous porter un «Post-it» sur votre bureau en indiquant la nouvelle tâche à accomplir.»

Dresser une liste de priorités

Les spécialistes en gestion de temps prônent tous la même chose: établir l'ordre de priorité des tâches à accomplir avec des outils comme Outlook, Lotus Notes ou GroupWise. «Je constate que, parfois, des gens ont des centaines de projets en cours, dit René-Louis Comtois, qui est aussi de l'entreprise Formations Qualitemps. Il faut les planifier et leur accorder une priorité un à un.»

Pour sa part, François Gamonnet a déjà rencontré un ingénieur qui était complètement perdu avec tous ses projets. Il lui a alors posé trois questions. Qu'est-ce qui est prioritaire? Quelle est la date d'échéance? En combien de temps est-ce faisable? L'efficacité, selon lui, c'est la capacité de produire les résultats en respectant les échéances.

Limiter les sources d'interruption

Le conférencier et formateur René-Louis Comtois préconise de déterminer une période de temps pour nos appels téléphoniques et une autre, par exemple, pour la rédaction d'un rapport. «En période de rédaction, il faut limiter les sources d'interruption, dont les appels, les courriels ou l'intrusion d'un collègue qui a aussi une requête urgente.»

Si on doit se concentrer, il conseille de désactiver les alertes et sonneries de son cellulaire et de son ordinateur. «Quand on commence quelque chose de notre liste, on doit absolument la terminer et surtout ne pas la remettre au lendemain.»

En résumé, il faut éviter la procrastination, se fixer des objectifs clairs, être discipliné et dire non à une demande inopinée d'un collègue.

Tiré du livre Gérer efficacement son temps de René-Louis Comtois.

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